Langkah-Langkah dalam menyusun keuangan sendiri

Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat sesuai dengan pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan yang berulang-ulang di dalam suatu organisasi. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal.

Tahapan penyusunan sistem keuangan secara mandiri

Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat sesuai dengan pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan yang berulang-ulang di dalam suatu organisasi. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang.

Sebelum tahapan penyusunan sistem keuangan secara mandiri dimulai, organisasi harus membentuk Tim Kerja yang paling tidak, akan beranggotakan staf bagian keuangan, staf bagian administrasi (dan HRD/personalia jika ada) serta stat bagian program.

Dalam melakukan penyusunan sistem terdapat 4 tahapan kerja yang harus dilalui, yaitu :

1. Tahap Persiapan
2. Tahap Analisa Sistem
3. Tahap Rancang Kerangka Sistem
4. Tahap Penyusunan Detil Sistem

Tahap Rancang Kerangka Sistem

merupakan tahapan yang dilakukan dalam menyusun kerangka umum berdasarkan rekomendasi analisa sistem dan prosedur sebelumnya yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang berkembang dan menutup kekurangan yang terdapat pada sistem yang terdahulu.

TAHAP RANCANG KERANGKA SISTEM

merupakan tahapan yang akan dilakukan dalam menyusun kerangka umum berdasarkan rekomendasi analisa sistem dan prosedur sebelumnya yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi untuk mengakomodir dinamika organisasi yang berkembang dan menutup kekurangan yang terdapat pada sistem yang terdahulu, atau mungkin juga untuk membuat sistem yang benar-benar baru dan sama sekali belum ada sebelumnya. Tahap ini diawali dengan memetakan sistem dan prosedur, sesuai dengan rekomendasi yang telah diajukan pada tahap analisis sistem, hingga didapat kesepakatan dari seluruh komponen organisasi.

Langkah kerja pada tahapan ini adalah sebagai berikut:

1. Membuat matrikulasi sistem dan atau prosedur umum sesuai rekomendasi dalam laporan hasil analisis sistem yang sudah dibahas dan disepakati sebelumnya.
2. Menyusun bagan alur sistem dan prosedur dengan susunan laporan sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN; BAB II MATRIKULASI SISTEM DAN PROSEDUR UMUM; BAB III MATRIKULASI SISTEM DAN PROSEDUR TERINCI; BAB IV URAIAN DEFINISI DAN NAMA FORMULIR/OUTPUT SETIAP PROSEDUR
3. Melakukan pembahasan usulan kerangka umum sistem secara bersama-sama dengan seluruh komponen organisasi.
4. Merevisi usulan kerangka umum sistem berdasarkan hasil dari pembahasan.

TAHAP PENYUSUNAN DETIL SISTEM

 merupakan tahapan yang akan dilakukan dalam menyusun laporan detail sistem berdasarkan kesepakatan kerangka umum sisem dan prosedur sebelumnya. Tahap ini diawali dengan memetakan secara terinci sistem dan atau prosedur, sesuai dengan rekomendasi yang telah disepakatidan menyusunnya dalam bentuk Laporan Detail Sistem. Tahap detail sistem ini merupakan bagian terakhir dalam penyusunan sistem. Out put dari tahap ini adalah satu atau beberapa buku pedoman.

Langkah kerja pada tahapan ini adalah sebagai berikut:

1. Menyusun bagan alur per masing-masing prosedur.
2. Melakukan pembahasan dan mendapatkan kesepakatan bersama atas bagan alur per masing-masing prosedur.
3. Merevisi bagan alur per masing-masing prosedur.
4. Menyusun formulir yang sesuai dengan prosedur yang telah disusun dan sesuai dengan kebutuhan organisasi
5. Menyusun Laporan Akhir dengan susunan sebagai berikut  BAB IPENDAHULUAN (Tujuan dan Struktur Manual, Tata Cara Revisi Manual), BAB II STRUKTUR ORGANISASI (Bagan Organisasi,Uraian Tugas Personil), BAB III PROSEDUR MANUAL (Definisi dan Skema Prosedur, Rincian Per Masing-masing Prosedur*) dan BAB IV LAMPIRAN (Daftar Otorisasi Dokumen, Daftar Laporan, Contoh Formulir)